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Lotus Notes Software IBM (Lotus) Notes Grundlagen | Lotus … Update

IBM (Lotus) Notes Grundlagen 1. Grundlegende Philosophie von Notes-Anwendungen X sei eine IBM-(Lotus)-Notes-Anwendung. Die Anwendung X kann auf den Notebook repliziert werden und ermöglicht so das Arbeiten offline, also ohne direkte Verbindung zu einem

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Sei X eine IBM (Lotus) Notes-Anwendung

Anwendung X lässt sich auf das Notebook replizieren und ermöglicht so das Arbeiten offline, also ohne direkte Verbindung zu einem Server

Anwendung X wird verwendet, um Dokumente jeglicher Art zu speichern: Word, Excel, Powerpoint, Visio,. BMP,. JPG usw

usw

Anwendung X wird für andere fallspezifische Zwecke verwendet (siehe Liste der Beispielanwendungen unten)

Die vier klassischen Workflow-Anwendungen, die fast jede Organisation benötigt, sind häufig auf der Notes-Plattform implementiert: Genehmigung von Investitionsanträgen Genehmigung von Abwesenheiten und Reisen Mitarbeiterbeurteilungen Genehmigung von Spesenabrechnungen

Dokumentenablage: Notes verfügt im Kern über zahlreiche Funktionen eines DMS (Document Management System)

Risikomanagementsystem: Risiken dezentral erfassen, Risiken zentral bewerten

Ideenmanagement: Dezentrale Aufnahme neuer Ideen, zentrale Ideenbewertung

Die wichtigste Speichereinheit ist das Notes-Dokument.

Ein Notes-Dokument kann Text und einen oder mehrere Dateianhänge enthalten.

Eine Notes-Datenbank enthält Notes-Dokumente.

Ein Notes-Dokument kann aus einer Ansicht (= Liste von Notes-Dokumenten) mit geöffnet werden doppelklicken.

Mehrere Notes-Dokumente können gleichzeitig in verschiedenen Fenstern geöffnet sein.

Ein Notes-Dokument, das andere Dokumente enthält, wird Dossier genannt.

Die Benutzeroberfläche ist das, was Sie auf dem Desktop-Fenster von IBM (Lotus) sehen

Notes-Clients

Die Benutzeroberfläche ist daher Ihr primäres Werkzeug für die Arbeit mit IBM (Lotus) Notes

Alle Teile der Benutzeroberfläche werden unten dargestellt

Um nähere Informationen zu den einzelnen Teilen der Benutzeroberfläche zu erhalten, klicken Sie im Hauptmenü auf „Hilfe“ (Nr

1 im Bild unten) und im Menü „Hilfe“ auf „Kontexthilfe“

Ein “LotusNotes X Hilfe”-Fenster erscheint

Klicken Sie in der Navigation im weißen Feld links innerhalb des Fensters auf die grüne Pfeilspitze neben „Getting Started“ und im Menü darunter auf „Elements of Notes“, um einen Überblick über die Benutzeroberfläche von Lotus Notes zu erhalten (siehe Bild )

Im Folgenden werden die Elemente erklärt:

1

Hauptmenü

Das Hauptmenü besteht aus 6 Schaltflächen: „Datei“, „Bearbeiten“, „Anzeigen“, „Erstellen“, „Aktionen“ und „Hilfe“

Klicken Sie auf die Schaltflächen, um bestimmte Untermenüs zu öffnen:

Datei: Ermöglicht grundlegende Operationen an der vorhandenen Datenbank oder dem Dokument, wie das Erstellen neuer Dokumente, die Replikation (mehr dazu in Kapitel „3.2 Replikation“), die Änderung der Schnittstellenoptionen und das Drucken

Edit: Ermöglicht dir v

a

Führen Sie beim Bearbeiten oder Lesen eines Dokuments die erforderlichen Vorgänge aus, z

B

Kopieren von Text, Volltextsuche und Optionen

Ansicht: Ermöglicht es Ihnen, die Ansicht beliebig zu bearbeiten, z

B

durch Aktualisieren (Neuladen aller Daten aus der Datenbank) oder Auswählen bestimmter Teile einer Datenbank

Erstellen: Ermöglicht das Erstellen neuer Notes-Dokumente, wie z

B

Dokumente, Mails oder Ordner

Aktionen: Ermöglicht es Ihnen, zusätzliche, anwendungsspezifische Vorgänge auszuführen

Diese können stark variieren, je nachdem, welche Anwendung Sie gerade im Vordergrund ausführen

Hilfe: Ermöglicht den Offline- und Online-Zugriff auf alle offiziellen Handbücher zu IBM (Lotus) Notes

2

Symbolleiste

Die Symbolleiste ist ein benutzerfreundlicher Mehrzweckbereich zum Anzeigen beliebiger Menüs

Die Menüs können verschoben, sichtbar gemacht, unsichtbar gemacht und erweitert werden.

Um ein gewünschtes Menü anzuzeigen, zu erweitern oder auszublenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Menü oder die Symbolleiste

Es erscheint ein Untermenü mit einer Checkliste aller auf der Symbolleiste befindlichen Menüs, die auf der Symbolleiste vorhanden sind, wenn sie mit einem Häkchen markiert sind, oder nicht auf der Symbolleiste vorhanden sind, wenn sie nicht mit einem Häkchen markiert sind

Klicken Sie in diesem Menü auf das gewünschte Menü, um es Ihren Bedürfnissen anzupassen, oder klicken Sie unten im Untermenü auf Symbolleisteneinstellungen, um ein erweitertes Menü zu öffnen (mehr dazu im Kapitel „3.2 Symbolleistenmenü“)

3

Registerkartenleiste

Alle Ansichten, die aktuell im Notes-Client geöffnet sind, werden hier nebeneinander aufgelistet

Klicken Sie auf eine der beschrifteten Registerkarten, um zur gewünschten Ansicht zu gelangen, oder klicken Sie auf das Kreuz neben der Beschriftung, um diese bestimmte Registerkarte zu schließen

4

Lesezeichenleiste

Lesezeichen sind Links zu Datenbanken oder Notes-Dokumenten

Die Lesezeichenleiste ermöglicht es Ihnen, immer sichtbare Lesezeichen in der Benutzeroberfläche zu platzieren

So haben Sie schnellen Zugriff auf die Daten, die Sie häufig verwenden

Um ein neues Lesezeichen auf der Lesezeichenleiste zu platzieren, ziehen Sie das gewünschte Dokument oder den Link zum gewünschten Dokument per „Drag and Drop“ mit der linken Maustaste auf die Leiste

Um ein Lesezeichen aus der Lesezeichenleiste zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Lesezeichen

Klicken Sie dann im neu erschienenen Untermenü auf „Lesezeichen entfernen“

Um weitere Einstellungen der Lesezeichenleiste vorzunehmen, verwenden Sie das Untermenü, das erscheint, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Lesezeichenleiste klicken

5

Navigation

Die Navigation ist sowohl eine Übersicht aller Kategorien und Ordner in der Datenbank (in diesem Fall die „XYZ“-Datenbank) als auch eine übersichtliche Sammlung von Links zu allen Ordnern und Kategorien in der Datenbank

Die Ordner und Kategorien werden untereinander aufgelistet und ihr Inhalt kann vollständig angezeigt werden, indem Sie mit der linken Maustaste auf die grüne Pfeilspitze links neben der Beschriftung klicken

Administration” bezieht sich auch auf Dokumente und Ordner, die nicht zum primären Inhalt der Datenbank gehören, sondern zu den Datenbankeinstellungen oder auf Daten im Hintergrund, die in den anderen Ansichten der Datenbank nicht angezeigt werden, wie gelöschte Dokumente und ähnliches

6

Statusspalte

Die Statusspalte ist eine immer sichtbare Spalte jeder Ansicht, die den Status der Ordner, Kategorien und Dokumente in der Ansicht enthält

Der Status wird durch kleine Symbole angezeigt, z

B

für den Status „gelöscht“ ( in der deutschen Version “Gesetze”) oder für den Status “neu” (in der deutschen Version “neu”) 7

Statusleiste Die Statusleiste ist für alle Aktive Felder zeigen den Status an, zum Beispiel den Berechnungsstatus, das Profil Status, der Verbindungsstatus usw

Die angezeigten Felder können ergänzt, ausgeblendet oder anderweitig verändert werden, indem man mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste klickt und im erscheinenden Untermenü auswählt 8

Schnellstartleiste Die Schnellstartleiste ist ein XYZ -exklusive Leiste für schnelleres n avigation.Es enthält Links zu anderen persönlichen Datenbanken wie Meine Mailbox oder Persönlicher Kalender.

9

Anzeigen

Die Ansicht enthält die Daten der in der Navigation ausgewählten Kategorie (siehe Punkt 5 dieser Liste, „Navigation“), des in der Navigation ausgewählten Ordners oder Dokuments

Die Daten werden mit den in der Spaltenleiste ausgewählten Eigenschaften übereinander aufgelistet (siehe Punkt 10 dieser Auflistung)

Das Dokument wird durch Klicken mit der linken Maustaste auf die Statusspalte neben dem gewünschten Dokument oder durch Klicken auf das Dokument selbst ausgewählt

Um mehrere Dokumente auszuwählen, markieren Sie die gewünschten Dokumente in der Ansicht, indem Sie in der Statusspalte links neben allen gewünschten Dokumenten klicken

Alle ausgewählten Dokumente werden in der Statusspalte mit einem gekennzeichnet

10

Spaltenleiste

Die Spaltenleiste zeigt den Titel jeder Spalte an, die in der Ansicht sichtbar ist

Die Spalten tragen die verschiedenen Eigenschaften der in der Ansicht angezeigten Dokumente

Um bestimmte Spalten verschwinden zu lassen oder ihnen weitere Spalten hinzuzufügen, klicken Sie im Hauptmenü auf „Ansicht“ und dann im erscheinenden Untermenü auf „Diese Ansicht anpassen“

Daraufhin erscheint ein weiteres Fenster „Ansicht anpassen: [Name der Ansicht]“ (siehe Bild unten), auf dem eine Checkliste mit allen verfügbaren Spalten erscheint

Wählen Sie die gewünschten Spalten aus, indem Sie mit der linken Maustaste klicken oder die Kästchen links neben dem Etikett deaktivieren

Sobald die gewünschten Einstellungen notiert sind, klicken Sie auf „OK“, um die Einstellungen zu akzeptieren und auszuführen, oder klicken Sie auf „Abbrechen“, um die Einstellungen zu verwerfen und die vorherigen Einstellungen beizubehalten

12

Suchleiste

Über die Suchleiste können Sie nach Ordnern, Kategorien und Dokumenten suchen (mehr dazu im Kapitel „3.12 Volltextsuche“)

11

Aktionsleiste

Die Aktionsleiste enthält in jeder Datenbank verschiedene Aktionsschaltflächen, die die für die Datenbank spezifischen Hauptfunktionen bereitstellen, wie z

B

Löschen (um das Dokument zu löschen), Neu (um ein neues Dokument zu erstellen) oder Schließen (um die geöffnete Ansicht zu schließen)

Im Arbeitsbereich haben Sie eine Ansicht aller Datenbanken in Form von Kacheln (siehe Bild rechts)

Die Kacheln können per „Drag and Drop“ verschoben und auf verschiedene Registerkarten verteilt werden

Um eine bestimmte Datenbank im Arbeitsbereich anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Arbeitsbereich

Klicken Sie im erscheinenden Untermenü auf “Datenbank öffnen…”

Wählen Sie im erscheinenden Fenster im oberen Feld den Datenträger oder Server aus, auf dem sich die Datenbank befindet und aus der Liste darunter die gewünschte Datenbank

Im IBM (Lotus) Notes-Client können mehrere Fenster geöffnet sein

Die Fenster können Ansichten und Notes-Dokumente enthalten

Ein Fenster kann auf mehrere Arten geschlossen werden:

Mit der Esc-Taste (Escape)

Mit Strg-P ​​(in der englischen Version Strg-W)

Doppelklick mit der rechten Maustaste (muss in den Benutzereinstellungen aktiviert sein)

Durch Klick auf den Aktionsbutton „Schließen“ oben links

Am oberen Rand jedes Fensters befinden sich sogenannte „Action Buttons“

Die Aktionsschaltflächen in den Ansichten

Klicken Sie auf Neu, um ein neues Notes-Dokument zu erstellen

Je nach Situation werden unterschiedliche Möglichkeiten zur Erstellung des neuen Dokuments angeboten

Klicken Sie auf „Erweitern“, um alle Kategorien vollständig sichtbar zu machen, indem Sie sie erweitern

Dadurch werden alle Dokumente in den Kategorien sichtbar

Klicken Sie auf „Einklappen“, um eine Übersicht der Kategorien anzuzeigen

Klicken Sie auf „Suchleiste ein-/ausschalten“, um die Suchleiste mit einem weißen Eingabefeld anzuzeigen

Wenn Sie Ihren Suchbegriff in das weiße Eingabefeld eingeben, klicken Sie auf „Suchen“, um alle Suchergebnisse aus der zuvor angezeigten Ansicht anzuzeigen

Klicken Sie erneut auf “Suchleiste ein-/ausschalten”, um die Suchleiste wieder auszublenden

Klicken Sie auf Verbesserung vorschlagen, um einen Vorschlag zur Verbesserung des Dokuments vorzuschlagen

Mehr zu den Verbesserungsvorschlägen lesen Sie im Kapitel „5.7 Wie kann ich einen Verbesserungsvorschlag zu einem Dossier erstellen?“

Klicken Sie auf „Hilfe“, um die Liste aller Handbuchdokumente anzuzeigen

Klicken Sie auf Löschen, um ein Notes-Dokument logisch aus der Ansicht zu löschen

Es kann später in der Ansicht “Gelöschte Dokumente” wiederhergestellt werden

Ein Notes-Dokument befindet sich entweder im Lesemodus oder im Bearbeitungsmodus

Änderungen am Dokument können nur im Bearbeitungsmodus vorgenommen werden

Mit Strg-B (in der englischen Version Strg-E für „EditDocument“) zum „Bearbeiten“ kann zwischen den beiden Modi hin- und hergeschaltet werden

IBM (Lotus) Notes ermöglicht es mehreren Benutzern, gleichzeitig an einer Datenbank oder einem Dokument in einem zu arbeiten

Das bedeutet zum einen, dass sich der Inhalt der Datenbank ständig ändert und zum anderen, dass der Benutzer die Daten in der Datenbank aktualisieren muss, um eine aktuelle Version der Datenbank oder des Dokuments bearbeiten zu können

Dies muss durch Replikation erfolgen

Bei der Replikation werden alle Daten mit dem Host koordiniert

Dadurch erhält der Benutzer eine aktuelle Version der benötigten Daten

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, in IBM (Lotus) Notes zu replizieren

Folgende Varianten sind möglich: Variante 1

Wählen Sie die Datenbank durch einmaliges Klicken mit der linken Maustaste aus

Klicken Sie dann im Hauptmenü auf „Datei“ und im darunter erscheinenden Untermenü auf „Replizieren“ und „Replizieren…“

Es erscheint ein Fenster „[Name der Datenbank] replizieren“, in dem Sie den Server eingeben können, mit dem die Daten ausgetauscht werden sollen

Klicken Sie dann auf „OK“, um die Replikation zu starten

Sobald die Replikation abgeschlossen ist, erscheint ein Fenster „Replication Statistics“, in dem angegeben ist, welche und wie viele Daten unter welchen Umständen zwischen dem Server und Ihrer Workstation ausgetauscht wurden

Variante 2

Klicken Sie in der Lesezeichenleiste auf das Lesezeichen „“

Replikation“, um die Ansicht „Replikation“ zu öffnen (siehe Bild unten)

In der Ansicht Replikation können Sie alle notwendigen Einstellungen für eine Replikation mehrerer Datenbanken vornehmen, indem Sie mit einem Rechtsklick auf die Liste eine beliebige Datenbank in der Liste für Sie festlegen oder entfernen können Replikation daraus.

Klicken Sie oben neben dem Titel der Ansicht “Replikation” auf die Schaltfläche “Jetzt starten”, um die Replikation jetzt zu starten.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie eine bestimmte Datenbank öffnen können

Grundsätzlich können Sie immer auf ein Datenbanksymbol doppelklicken, um es zu öffnen

Als Liste aller von Ihnen genutzten Datenbanken empfiehlt sich der „Workspace“

Sie kann durch einen Linksklick auf das Lesezeichen mit dem Arbeitsbereichssymbol in der Lesezeichenliste geöffnet werden.

Neue Datenbanken können nur von Personen erstellt werden, die über die entsprechende Ausbildung verfügen und wissen, wie man Formulare, Ansichten und Agenten programmiert

Wenn eine Ansicht eine tabellarische Liste aller enthaltenen Dokumente anzeigt, werden die Eigenschaften der Dokumente in Spalten angeordnet

Die Spalten können vergrößert, verkleinert und verschoben werden, indem die Enden mit der linken Maustaste rechts und links gezogen werden rEigenschaft der ausgewählten Spalte

Um bestimmte Spalten auszublenden oder andere Spalten mit anderen Eigenschaften hinzuzufügen, wählen Sie ein beliebiges Element der Ansicht aus

Klicken Sie dann im Hauptmenü auf “Ansicht” und im darunter erscheinenden Untermenü auf “Diese Ansicht anpassen…”

Anschließend erscheint das Fenster „Ansicht anpassen: [Name der Ansicht]“, in dem Sie eine Checkliste mit allen verfügbaren Spalten finden, die Sie beliebig einstellen können

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Dokument zu löschen: physisches und logisches Löschen

.Logisches Löschen

Ein Dokument zu löschen bedeutet logischerweise, es aus den Hauptansichten zu entfernen und in eine Ansichtskategorie „gelöschte Dokumente“ zu verschieben und dergleichen

bewegen

Das Dokument in diesem Zustand ist jedoch immer noch leicht wiederherstellbar (siehe Kapitel „3.3 Wie kann ich ein gelöschtes Dokument wiederherstellen?“)

Um ein bestimmtes Dokument logisch zu löschen, wählen Sie das Dokument in einer Ansicht aus

Klicken Sie dann auf die Aktionsschaltfläche in der Aktionsschaltflächenleiste über der Ansicht

Dadurch wird das Dokument in das „Z

Verwaltung \ 03

Gelöschte Dokumente“ von gelöschten Daten verschoben

Physische Löschung

Wenn ein Dokument physisch gelöscht wird, ist es unwiederbringlich gelöscht

Um ein bestimmtes Dokument physisch zu löschen, wählen Sie das Dokument in einer beliebigen Ansicht aus und drücken Sie die „Löschen“-Taste oben rechts auf Ihrer Tastatur oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und klicken Sie im erscheinenden Untermenü auf „Löschen“

Dadurch wird das betreffende Dokument mit markiert und aus der Datenbank entfernt, sobald es repliziert wird

Öffnen Sie Z

Verwaltung \ 03

Gelöschte Dokumente”

Das zuletzt gelöschte Dokument steht ganz oben

Platzieren Sie den Cursor auf dem Dokument, das Sie wiederherstellen möchten

Klicken Sie oben auf die Aktionsschaltfläche “Wiederherstellen”

Volltextsuche in jeder Ansicht.

Dazu muss die Suchleiste eingeblendet sein.

In die Eingabefelder der Suchleiste können sowohl einzelne Suchwörter als auch mit UND oder ODER logisch verknüpfte Suchwortgruppen eingegeben werden kann Sternchen (*) als Platzhalter für jedes andere Zeichen verwenden.

Es gibt zahlreiche weitere Suchoptionen, die durch Klicken auf “mehr” in der oberen rechten Ecke zugänglich werden.

Volltextsuche in Ihrer eigenen Mail-Datenbank Geben Sie die folgenden Wörter in die Suchleiste Ihrer Maildatenbank ein, um eine bestimmte E-Mail zu finden, z

B.:

ITSM – What is it? Introduction to IT Service Management Update

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Many ITSM techniques provided by SysAid, come from ITIL. ITIL is a set of practices that were compiled into several books in 1989. Certain strategies of IT service management are likely already in practice in your business. Some of these may include incident management and request fulfillment.
Without ITSM, your business is likely suffering from activities that are inconsistently undertaken, only done when you have extra time. Some other common problem that this can fix are processes that are not formalized, interconnected, or haven’t incorporated the industry best practices. Additionally, SysAid provides fit-for-purpose ITSM technology, making all aspects of your IT service faster and less manually intensive.

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 New Update  ITSM - What is it? Introduction to IT Service Management
ITSM – What is it? Introduction to IT Service Management Update New

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Rehabilitationsentwicklungen

Rehabilitationsentwicklungen Positionen, Stellungnahmen und Projekte geben Impulse für die Weiterentwicklung von Rehabilitation und Partizipation, wie der Partizipationsprozessbericht und die 10 Gebote der Barrierefreiheit.

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