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Dienstreise beim Arbeitgeber abrechnen – Arbeitsrecht 2022 Aktualisiert

25-01-2022 · Einige Arbeitgeber berufen sich auf pauschale Formulierungen, die besagen, dass Reisezeiten, … Laut Steuerrecht können Reisekosten vom Arbeitgeber oder dem Finanzamt erstattet werden. … Aussendienst für eine Firma mit dem eigenen PKW.

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Aus Arbeitsrechte.de, zuletzt aktualisiert am: 25.01.2022

Üblicherweise arbeiten die meisten Arbeitnehmer immer an ein und derselben Arbeitsstätte und erbringen dort ihre vertraglich geschuldete Leistung

Andere Mitarbeiter hingegen sind oft unterwegs und unternehmen eine Dienstreise nach der anderen, um an Konferenzen und Seminaren teilzunehmen oder sich mit Kunden über die Projektierung auszutauschen

Auf den Punkt gebracht: Dienstreise Wann handelt es sich um eine Dienstreise? Ein Arbeitnehmer unternimmt eine Dienstreise, wenn er für den Arbeitgeber einen Auftrag ausführt, der am ursprünglichen Arbeitsort nicht erledigt werden kann

Wer trägt die Kosten einer Dienstreise? Auf Dienstreisen werden oft Tagegelder zur Deckung der Verpflegungsmehrkosten gezahlt

Die Höhe dieses Taggeldes können Sie hier nachlesen

Zählt eine Dienstreise als Arbeitszeit? Hier erfahren Sie, wann eine Dienstreise in der Regel als Arbeitszeit gilt und wann nicht.

Konkrete Informationen zur Dienstreise:

Eine Dienstreise wird in der Regel von mehr oder weniger langen Arbeitswegen zum und vom Einsatzort begleitet

Betroffene bereiten sich oft schon unterwegs auf die anstehenden Aufgaben vor

Dieser Leitfaden macht deutlich, ob diese als Arbeitszeit für Dienstreisen anerkannt wird

Dieser Artikel erläutert, welche Regelungen es im Arbeitsrecht für Dienstreisen gibt

Im Folgenden gehen wir auf diese und weitere Fragen ein wie: „Was ist mit Dienstreisen? Arbeitszeiten?“, „Wer übernimmt die Reisekosten für eine Dienstreise?“ und „Verpflegungsmehraufwand – wie wird er erstattet?“ Wird die Dienstreise auf die Arbeitszeit angerechnet?“ Arbeitszeit ist in Deutschland laut Arbeitszeitgesetz die Zeit, während der ein Arbeitnehmer zur Erledigung der Dienstreise beschäftigt ist Tätigkeit, die in der Regel im Arbeitsvertrag schriftlich festgelegt wird Die Vollzeitbeschäftigung, die in der Regel acht Stunden täglich beträgt, muss durch eine Erholungspause unterbrochen werden, die – ebenso wie die Anfahrtszeit – nicht als Arbeitszeit zählt Gut zu wissen: Der tägliche Weg zur Arbeit wird Ihnen nicht vergütet, jedoch greift die Unfallversicherung, wenn Sie in dieser Zeit einen Unfall (Wegeunfall) erleiden gibt es kein explizites Dienstreisegesetz

Das Bundesreisekostengesetz (BRKG) kann helfen

Aber wie sieht es mit der Arbeitszeit während einer Dienstreise aus? Das eigentliche Meeting gehört unbestritten zur Arbeitszeit

Schwieriger wird es bei ReisenZeit

Ist dies Freizeit und muss daher nicht vergütet werden oder ist es das Gegenteil? Bei der Beurteilung wird berücksichtigt, wie die konkrete Tätigkeit im Einzelnen strukturiert ist und ob Reisen bei der Arbeitsausführung üblich oder eine Ausnahme darstellen

Ist beispielsweise ein Vertreter regelmäßig außer Haus, ist die Reisezeit eindeutig als Arbeitszeit anzusehen

Gleiches gilt für die Arbeitszeitregelungen für Dienstreisen, wenn diese innerhalb der vereinbarten Normalarbeitszeit stattfinden

Was aber, wenn keiner der beschriebenen Umstände zutrifft? Nach verschiedenen Urteilen des Bundesarbeitsgerichts (BAG) ist die Zeit, die für die An- und Abreise auf einer Dienstreise aufgewendet wird, unter folgender Voraussetzung als Arbeitszeit anzusehen: Der Arbeitgeber weist den Arbeitnehmer ausdrücklich an, beruflich bedingte E-Mails zu erledigen Korrespondenz oder Telefonanrufe für jede Zugfahrt

In diesem Fall gilt das Arbeitszeitgesetz auch für die Dienstreise

Sie dürfen jedoch nicht mehr als maximal zehn Stunden pro Tag arbeiten

In diesem Fall müsste dann sichergestellt werden, dass innerhalb der folgenden sechs Monate nur eine durchschnittliche Arbeitszeit von acht Stunden eingehalten wird.

Wenn Ihr Vorgesetzter Ihnen die Reisezeit für eine Dienstreise freigibt, ist es ziemlich sinnlos, auf Zahlung zu bestehen, da Sie während dieser Ruhezeit keine Leistungen für den Arbeitgeber erbringen

Das bedeutet, dass Sie diese in dieser Zeit auch dann nicht bezahlen müssen, wenn Sie sich freiwillig mit Arbeitsinhalten befassen

Wie wird die Dienstreise abgerechnet? Rechtlich wird zwischen einer Dienstreise mit der Bahn und mit dem Auto unterschieden

Sofern der Arbeitgeber vorschreibt, dass der Arbeitnehmer mit einem von ihm selbst geführten Fahrzeug zur jeweiligen Arbeitsstätte fährt, gilt dies als Arbeitszeit für eine Dienstreise

Je nach Vereinbarung sind auch bei Dienstreisen anfallende Überstunden zu vergüten

Achten Sie als Arbeitnehmer genau auf die jeweilige Formulierung im Arbeits- bzw

Tarifvertrag oder etwaigen Betriebsvereinbarungen

Einige Arbeitgeber verweisen auf pauschale Formulierungen, die besagen, dass Reisezeiten, die nicht in die Arbeitszeit fallen, grundsätzlich nicht über das vereinbarte Entgelt hinaus vergütet werden

Dies ist ein nicht hinnehmbarer Nachteil, der rechtlich angefochten werden kann

Wie hoch ist das Tagegeld für eine Dienstreise? Wer eine Dienstreise antreten möchte – sei es in Behörden oder an einer Hochschule – muss sein Vorhaben genehmigen lassen und in diesem Zusammenhang einen Dienstreiseantrag stellen

Diese regelt in der Regel auch, bis zu welcher Höhe die während der Dienstreise entstandenen Kosten übernommen werden und somit nicht vom Arbeitnehmer zu tragen sind

Der Tagessatz für eine Dienstreise beträgt in Deutschland je nach Länge maximal 28 Euro pro Tag

In diesem Zusammenhang ist auch von Verpflegungsmehrkosten die Rede, die dadurch entstehen, dass Außer-Haus-Verpflegung teurer ist

Solche Ausgaben sind steuerlich absetzbar, wenn sie als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend gemacht werden

Pauschale Auslagen für eine Dienstreise können hier nach dem Einkommensteuergesetz (EStG) bis maximal 28 Euro pro Kalendertag veranschlagt werden

Diese Pauschale wird auch als Dienstreisetaggeld bezeichnet und wird erst ab einer Dienstreisedauer von mindestens acht Stunden gezahlt

Wird eine Dienstreise ins Ausland unternommen, gelten andere – meist höhere – Werte

Seien Sie vorsichtig bei der Annahme von Mahlzeiten von Dritten: Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen beispielsweise ein Hotelzimmer mit Frühstück bucht und Ihnen auch eine Verpflegungspauschale zahlt, werden die Ausgaben für Dienstreisen um ein Fünftel gekürzt

Dienstreisen mit dem Privat-Pkw: Werden die Fahrtkosten für jeden Kilometer übernommen? Um die Reisezeit für berufliche Tätigkeiten auf einer bevorstehenden Reise nutzen zu können, bestellen Arbeitgeber häufig Bahntickets für ihre Mitarbeiter

Das hat auch den Vorteil, dass Staus auf stark befahrenen Straßen vermieden werden und die Mitarbeiter stressfrei ans Ziel kommen

Es ist jedoch keine Seltenheit, eine Dienstreise mit dem eigenen Auto anzutreten, sofern nicht anders vereinbart

Hier sind schnell mehrere hundert Kilometer zurückgelegt, was sich auch im Spritverbrauch widerspiegelt

Aber keine Sorge, diese Kosten müssen Sie nicht alleine tragen

Reisekosten können nach Steuerrecht vom Arbeitgeber oder vom Finanzamt erstattet werden

Vergütung für Dienstreisen: Es kommt darauf an, was als Arbeitszeit angerechnet wird

Bei der Anrechnung von Dienstreisen in der Steuererklärung erfolgt dies entweder mit der konkreten Höhe unter der Position Werbungskostenaufstellung oder Sie geben die sogenannte Fahrtkostenpauschale an

Die Kilometerpauschale für Dienstreisen beträgt 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer

Dieser Betrag gleicht sowohl die Kraftstoffkosten als auch den Verschleiß in dieser Zeit aus

Oft übernimmt der Arbeitgeber die Erstattung.

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