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Neues Update zum Thema pdf mit schlagworten versehen
PDFs mit Kommentaren und sonstigen Anmerkungen versehen | … New
30/4/2020 · Lernen Sie alle Kommentierungsoptionen von Acrobat DC kennen, z. B. Notizen, Zeichenwerkzeuge und Stempel. Language Navigation Language Navigation Region wählen Durch das Auswählen einer Region werden Sprache und/oder Inhalt der Website von Adobe
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PDF Archiver im Test: PDF-Scans mit Schlagworten … Neueste
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Vor einigen Monaten erreichte mich eine E-Mail des Entwicklers Julian Kahnert, in der er mir seine Software „PDF Archiver“ kurz vorstellte und mir einen Test anbot
Leider bin ich erst jetzt dazu gekommen, die Software wirklich zu testen, aber ich muss sagen: *Spoiler-Alarm!* Hätte ich schon früher machen sollen
😀 Was genau macht PDF Archiver? Im Prinzip ist diese kleine Software für eine ganz spezielle Aufgabe programmiert: Metadaten aus PDFs anzuzeigen, Verschlagwortung mit Finder-Tags zu ermöglichen, die PDF-Datei dann umzubenennen und in einer nach Jahreszahlen funktionierenden Ordnerstruktur abzulegen
Diese Software ist aus diesem Grund besonders für Personen nützlich, die Dokumente aller Art scannen und als PDF speichern
Wie der Prozess des Erfassens als PDF erfolgt, ist prinzipiell egal, da die Software mit allen PDFs arbeitet und sogar Fotos von Dokumenten, die als JPG vorliegen, in ein PDF umwandelt
Also nicht falsch verstehen: Der PDF Archiver ist keine Software zum Scannen, sondern zum Weiterverarbeiten der Scans
Eine ausführlichere Beschreibung des Konzepts finden Sie auf Julians Blog
Ich wollte mich an dieser Stelle aber kurz fassen, da die Anwendung in der Praxis – die ich im nächsten Absatz beschreibe – letztlich praktischer ist und man dann schneller versteht, was die Software eigentlich leistet
Wie verwende ich PDF Archiver im Büro?
Wie die Software nun im Büro eingesetzt werden kann, lässt sich am besten verstehen, wenn ich kurz meinen eigenen „Workflow“ vorstelle: Seit einigen Jahren scanne ich mit dem Fujitsu ScanSnap iX500 alle Belege, Verträge und Dokumente, die ich schnell wiederfinden möchte
Es steht auf dem Schreibtisch neben meinem Monitor und kann durch Öffnen der Abdeckung aktiviert werden
Dann lege ich das entsprechende Dokument (kann auch mehrere Seiten umfassen) in den Einzug und drücke einen Knopf
Der Scanner zieht dann in halsbrecherischer Geschwindigkeit die einzelnen Blätter durch, scannt Vorder- und Rückseite gleichzeitig, jagt automatisch das Ergebnis per Texterkennung und schließlich landet ein durchsuchbares PDF in meinem „ScanSnap“-Ordner auf dem Mac, der sogar sein kann über die Spotlight-Suche gefunden, wenn ich einen Firmennamen oder ähnliches eintippe, der im Text auftaucht
So weit, ist es gut
Jetzt habe ich also einen Ordner mit weit über 500 Scans, aber alle haben kryptische Namen wie „2014_02_02_22_02_00.pdf“
Das ist natürlich wenig hilfreich
Alles ist auch in einem Ordner, was nach ein paar Jahren etwas unübersichtlich wird
Und wenn ich nach einer Rechnung suche und in der Finder-Suche als Suchwort „Rechnung“ eingebe, bekomme ich alle PDFs, in denen das Wort „Rechnung“ vorkommt
Ich habe deutlich mehr Dokumente als Rechnungen
Also auch eher unbefriedigend
PDF Archiver schafft Ordnung im PDF-Chaos
Mit dem PDF Archiver habe ich nun begonnen, mein gesamtes PDF-Archiv zu organisieren
Da immer etwas schiefgehen kann, habe ich sicherheitshalber zunächst den Ordner mit den Scans (⌘ + D) kopiert
Nach dem Start der Software ist nun der Ordner festgelegt, der alle unsortierten PDF-Scans enthält
Das ist sozusagen der „Posteingang“, den PDF Archiver ständig überwacht
Aus diesem Grund wird der Ordner in der Software auch als „überwachter Ordner“ bezeichnet.
Jetzt sehen Sie alle PDFs im Ordner in der linken Spalte
In der Mitte des Fensters sehen Sie eine Ansicht des aktuell ausgewählten PDFs und rechts eine Übersicht der Verschlagwortung
Die Zuordnung des Datums ist bereits in der ersten Zeile vorhanden (im Screenshot noch falsch; Fehler wird behoben!) und darunter finden Sie alle vorgeschlagenen Tags, die das Programm bereits im Speicher hat – eine Sammlung aller bisher vergebenen Tags
Im Screenshot ist die Liste derzeit leer, da ich in der Suche bereits einen neuen Tag eingegeben habe
Wenn Sie ein neues Tag erstellen möchten, geben Sie es in das Suchfeld ein und drücken Sie dann die Eingabetaste
Es ist bereits dem aktuellen Dokument zugeordnet und erscheint zukünftig in der Liste der verfügbaren Tags
Im Prinzip sind all diese Informationen schon gespeichert, aber es gibt noch einen Speichern-Button, dessen Funktion ich zunächst nicht verstanden habe
Wenn Sie diese Schaltfläche jedoch betätigen, werden die Tags in die Datei geschrieben und die Datei in den „Archivordner“ verschoben und in der linken Ansicht mit einem Häkchen versehen
Falls Sie dies noch nicht eingestellt haben, weist Sie das Programm „PDF Archiver“ darauf hin, dass Sie dies noch in den Einstellungen tun müssen
Sobald das erledigt ist, verschwindet die Datei aus dem „Posteingangsordner“ („Überwachter Ordner“ in den Einstellungen), wie ich es gerne nenne, und wird in den Ordner „ScanSnap Archive“ („Archivordner“) verschoben, wie ich es mag hat ihn zu mir gerufen.
Im Archivordner legt die Software automatisch Unterordner für die jeweiligen Jahre an, sodass sich eine grobe Struktur ergibt
Außerdem werden die Dateien umbenannt, sodass sich der neue Dateiname aus dem Datum, dem Inhalt des Textfelds „Dokumentbeschreibung“ und den ausgewählten Tags zusammensetzt
In meinem Fall „2014-04-21-08-32-09.pdf“ dann „2014-04-21–termin-steuerpruefung__finanzamt_steuerpruefung.pdf“
Das hilft sehr – auch wenn ich Termine für Betriebsprüfungen irgendwie nicht mag
😉
Kleine Probleme mit meinem Test
Als ich meine PDFs organisierte und taggte, bemerkte ich ein paar Dinge, die nicht so funktionierten, wie sie sollten:
das Datum wurde nicht korrekt aus meinem Dateinamen übernommen und als Datum wurde immer das aktuelle Datum verwendet
Gleich zu Beginn zeigte die Ansicht der verfügbaren Tags seltsame Einträge wie “01”, “22” oder “33”
Ich habe diese Fehler an Julian weitergeleitet und er hat mir geschrieben, dass er sie reproduzieren und in der nächsten Version beheben konnte
Es kann also durchaus sein, dass Sie solche Probleme nicht mehr haben
Wenn Ihnen etwas auffällt, das anders sein sollte, oder Sie eine Idee für ein neues Feature haben, schreiben Sie Julian eine kurze E-Mail
Er bemüht sich sehr, die Benutzer seiner Software glücklich zu machen
Software-Einstellungsoptionen
Schaut man in die PDF Archiver Einstellungen, findet man ein paar Optionen, die ich hier näher erläutern möchte
Der obige Screenshot zeigt Ihnen die Seite mit den Optionen
Oben werden die beiden Pfade definiert, wo sich die unbearbeiteten PDFs befinden und wohin die bearbeiteten PDFs verschoben werden sollen
Das Ankreuzen von “Beschreibung” stellt sicher, dass die neuen Dateinamen so kompatibel wie möglich mit anderen Betriebssystemen sind
Das heißt, Leerzeichen und Sonderzeichen werden umgewandelt.
Die Option „Tags“ ist für Tag-Vorschläge bei der Vergabe im PDF-Archiver interessant
Wenn Sie diese Option nicht aktiviert haben, durchsucht die Software nur die letzten zwei Jahre des Archivordners nach verwendeten Tags
Wenn Sie hier Tags ankreuzen, werden alle vorhandenen Archivordner nach Tags durchsucht
Bei großen Archiven kann das aber die Software in die Knie zwingen
Und es ist auch fraglich, ob man in den Vorschlägen ein Schlagwort braucht, das seit über zwei Jahren nicht mehr verwendet wird
Aus diesem Grund ist es am besten, das Kontrollkästchen deaktiviert zu lassen
Und die Option Bilder ist für Leute gedacht, die häufig Quittungen mit ihrem iPhone fotografieren und diese dann in ein PDF umwandeln möchten
Ich arbeite nur mit PDFs und habe es deshalb deaktiviert
Der Vorteil: Eine präzisere Suche nach Stichworten ist möglich
Den großen Vorteil, den ich bei der Verschlagwortung mit dem PDF Archiver sehe, ist die präzisere Suchmöglichkeit, die man im Finder hat
So kann ich mir jetzt zum Beispiel direkt Dokumente anzeigen lassen, die ein bestimmtes Tag enthalten
„Rechnung“, „Krankenversicherung“ etc
Diese Tags werden auch in der Suchfunktion im Finder angezeigt, um bestimmte Dokumententypen schnell anzeigen zu können
Schnellere Verarbeitung mit Tastaturkürzeln
Wer wie ich mehrere hundert PDFs durcharbeiten muss, wird sich darüber freuen, dass sich die Software auch über Tastaturkürzel bedienen lässt
Nach kurzer Eingewöhnungszeit geht die Arbeit deutlich schneller
Die Nutzung von Tastaturkürzeln ist übrigens auch eine User-Idee, die Julian dann umgesetzt hat
Was kommt als nächstes? Funktionen für kommende Versionen
An dieser Stelle möchte ich Julian zu Wort kommen lassen
Er hat sicher eine Liste von Funktionen, auf die er sich in den kommenden Versionen freuen kann
Ich habe ihn danach gefragt und er hat mir folgende Auskunft gegeben: Seit Projektbeginn ist mir das Feedback der Nutzer sehr wichtig
Viele der Änderungen (https://pdf-archiver.io/changelog) basierten auf Anregungen und Wünschen der Benutzer
Im Zuge dessen wurden beispielsweise das Zoomen per Tastaturkürzel (⌘ + und ⌘ -), das Löschen von PDFs per Tastaturkürzel (⌘ ⌫) und die Nutzung eines „beobachteten Ordners“ nach Aufforderungen umgesetzt
PDF-Dokumente aus dem überwachten Ordner werden beim Start der App automatisch eingelesen, sodass das Tagging direkt starten kann
All diese Erweiterungen zielen darauf ab, den Workflow zu optimieren
Genau in diese Richtung sollen auch die Features der kommenden Versionen gehen
Konkret gibt es eine Optimierung für das im Herbst erscheinende macOS Mojave und einen Dark Mode
Darüber hinaus ist in späteren Versionen eine frei wählbare Dateinamenstruktur denkbar
Ein Wort zum Zahlungsmodell
Wie Sie beim Blick in den AppStore sicherlich feststellen werden, hat Julian als Zahlungsmittel die Möglichkeit einer monatlichen oder jährlichen Zahlung vorgesehen
Vor kurzem war die Software für einmalig 3,49 Euro und ein Spendenmodell erhältlich, aber leider kann er das Projekt nicht lange finanzieren
Um wenigstens einen Bruchteil seiner Arbeit bezahlt zu bekommen, musste er auf das Abo-Modell umsteigen
Auch wenn das vielen Usern missfällt, möchte ich mich für die Sichtweise der Entwickler einsetzen
Wer Software ständig verbessern und weiterentwickeln will, muss viel Freizeit in ein solches Projekt stecken
Und auch wenn mich die 3,49 Euro im Jahr nicht arm oder Julian reich machen, so ist es doch eine stete Unterstützung für Julian, die letztlich auch ein bisschen Wertschätzung für seine Arbeit zeigt.
Da ich den PDF Archiver regelmäßig nutzen werde, habe ich mich für das jährliche Abo-Modell entschieden
Ich wünsche Julian, dass noch mehr Nutzer sein Projekt finanziell unterstützen und er mehr Features implementieren kann
Sein Support ist jedenfalls Weltklasse: Während meines Tests schickte ich ihm drei Berichte über kleine Softwareprobleme per E-Mail
Er antwortete innerhalb von Minuten und sagte, er wolle die Fehler in der nächsten Version behoben haben, die wahrscheinlich in drei Tagen aus der „Apple-Mine“ sein wird
Dies ist ein Service, den Sie nur haben, wenn Sie mit einzelnen Entwicklern zu tun haben
Auf Lösungen für Fehler in Adobe- oder Apple-Software muss man Monate oder Jahre warten
😉
Wenn Sie also auch noch eine umfangreiche PDF-Sammlung haben, die in Bezug auf Schlagworte und Dateinamen etwas aufgeräumt werden muss, dann kann ich Ihnen den PDF Archiver nur empfehlen:
[Appbox-App-Store-ID1352719750]
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Liebe Community, nachdem ich jetzt das Forum durchforstet und einige gute Tipps gefunden habe, aber nicht ganz die richtigen, mache ich einen eigenen Thread auf
Generell suche ich eine Software mit der Möglichkeit, pdf-Dateien mit Stichwörtern/Tags zu versehen, diese dann (evtl
zusammen mit Word-Dokumenten) zu indizieren und über eine Stichwortsuche wiederzufinden
Bei meiner Recherche ist mir schnell der Begriff DMS eingefallen, wobei ich mir nicht sicher bin, ob ich da nicht mit der Kanone durchstarte (gerade wegen diesem Thread)
Ich bin Lehrer und habe mittlerweile viele Artikel aus Zeitungen/Magazinen Unterrichtsvorschläge von Freunden oder aus der Fachliteratur, eigene Unterrichtsstunden gibt es als pdf oder doc/docx
Ich stehe nun vor dem Problem, dass ich zwar alles thematisch sortiert habe, aber insbesondere Artikel und Unterrichtsvorschläge immer wieder mehrere Themen abdecken (manchmal solche, die einem nicht gleich einfallen) und somit eine reine Themensortierung an ihre Grenzen stößt bequemer für mich, wenn ich jede Datei markieren könnte, damit ich bei der Vorbereitung auf die Unterrichtsstunde das Thema meiner Unterrichtsstunde eingeben und alle Materialien finden würde
Bei Word-Dateien übernimmt dies die Suchfunktion von Win7
Aber das PDF, das ich selbst gescannt habe, wird nicht als Text angezeigt (und ich möchte wirklich nicht alles durch eine OCR laufen lassen und dann Korrektur lesen)
Ich schätze, ich brauche hier Schlüsselwörter
Natürlich könnte ich das alles auch mit einer Excel-Tabelle machen, aber dann muss ich die Datei hinterher nochmal suchen, und ab einer gewissen Zahl wird die Excel-Tabelle auch unübersichtlich auf meinem Laptop, so dass die gleiche Lösung sein sollte auch hier verwendet
Als ich mir diverse DMS angeschaut habe, hatte ich das Gefühl, dass sie für meine Zwecke (manche auch preislich mit zwei Lizenzen) überdimensioniert sind, da ich ja „nur“ pdf/Word-Dokumente verwalten möchte
Manche Programme können auch Medien, E-Mails, Buchhaltung etc
einbinden – das brauche ich nicht
Andererseits sollte es funktionieren, dann würden einige Features lieber ungenutzt bleiben
Wie würden Sie dieses Problem angehen? Welche Software würdest du empfehlen? Ich verwende die Scan-/OCR-Software OmniPage Ultimate, die bereits pdf Create 8 sowie Win7 (später 10) und Office 2010 enthält
Vielen Dank im Voraus für Ihr Feedback, Blizzerich
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29/3/2008 · Stephan List hat eine Anleitung entdeckt, wie man seine Mails in Outlook mit Schlagworten versehen kann. Beim Recherchieren bin ich auf eine in meinen Augen noch interessantere Möglichkeit gestoßen., nämlich Taglocity. Ich habe mir gerade die Präsentation auf der Website angeschaut und bin ziemlich angetan von der Software. Emails mit Tags zu …
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Stephan List entdeckte Anleitungen zum Hinzufügen von Schlüsselwörtern zu E-Mails in Outlook
Bei der Recherche stieß ich auf eine für mich noch interessantere Option, nämlich Taglocity
Ich habe mir gerade die Präsentation auf der Website angesehen und bin ziemlich beeindruckt von der Software
Durch das Hinzufügen von Tags zu E-Mails sind Sie nicht mehr von der Outlook-Ordnerstruktur abhängig
Allerdings gibt es ein paar Haken: Die Software braucht anscheinend einige MB Speicherplatz, die Systemvoraussetzungen sagen 100 MB und ich fürchte, mein Outlook wird dann endgültig kapitulieren.
was mache ich, wenn meine pst-Datei, dh die Datei mit allen Outlook-Daten hat die Obergrenze überschritten und ich muss archivieren? Kann ich die Tags auch archivieren? Oder sind alle weg? Ich bin sowieso dabei, auf Gmail umzusteigen, also geht meine Zeit mit Outlook irgendwann zu Ende
Aber das Markieren meines Outlook-Archivs wäre eine große Hilfe
Daher meine Frage: kennt jemand Taglocity und hat bereits Erfahrungen damit gesammelt?
PDF Dokument bearbeiten, ausfüllen \u0026 speichern Anleitung – Pdf Datei ausfüllen und unterschreiben Update
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Gesucht: Eine einfache, effiziente Dokumentenverwaltung » … New Update
20/1/2013 · du sagst, es sollen beliebige Dokumente (Text-Dokumente, Grafiken, Audio- und Videodateien) abgespeichert und mit Schlagworten versehen werden. Und wenn in der Suche neben den Schlagworten noch der Medientyp gefiltert werden könnte, dann würde das eigentlich schon ausreichen.
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Eigentlich ist es ganz einfach: Ich möchte Dokumente speichern, organisieren und (wieder)finden
Und doch ist die Sache schwierig: Es gibt Hunderte, nein: Tausende von Programmen zur Datei- und Dokumentenverwaltung
Und die meisten Programme können viel, viel mehr als nötig
Wer hat Tipps, wie digitale (Medien-)Dateien sinnvoll und effizient verwaltet werden können? Die Organisation meiner digitalen Dokumente ist nicht mehr zeitgemäß
Ich gehöre noch zu der Fraktion derer, die ihre Daten in einer mehr oder weniger ausgeklügelten Ordnerstruktur speichern
Bisher hat das bei meinen Textdokumenten, Fotos, Audio- und Videodateien einigermaßen funktioniert
Doch ein solches System (egal ob chronologisch oder thematisch gegliedert) stößt irgendwann an seine Grenzen
Ich möchte gar nicht wissen, wie viel Zeit ich jeden Tag damit verbringe, mich durch Ordner rauf und runter zu klicken und am Ende nicht den gesuchten Brief oder das gesuchte Diagramm zu finden
Das muss sich ändern! 😉
Gesucht: Tool zur Verwaltung von Grafiken, PDFs, Audio- und Videodateien
Und so ist es gut, dass ich für ein Projekt auch nach einem Medien- und Dateiverwaltungssystem suche
Eigentlich gelten für beide Zwecke (mein privates Aktenarchiv und der Dokumentenpool für das Projekt) die gleichen Anforderungen: Beliebige Dokumente (Textdokumente, Grafiken, Audio- und Videodateien) sollen gespeichert und mit Schlagworten versehen werden
Und wenn der Medientyp zusätzlich zu den Stichworten in der Suche gefiltert werden könnte, dann würde das eigentlich reichen.
Also was ich brauche:
System zum Speichern und Verwalten digitaler Dokumente
flexible Stichwortfunktion
Suche, um den Medientyp einzugrenzen
Und wenn Cloud-Speicherdienste genutzt werden könnten, wäre das noch besser
Nicht wirklich Raketenwissenschaft, oder? Was benutzt du? Irgendwelche Tipps?
Verwirrend: der Digital-Asset-Management-Softwaremarkt
Natürlich habe ich mich in den letzten Tagen umgeschaut, welche Programme für meine Zwecke geeignet sind
Dabei wurde mir klar, dass ich in erster Linie unter der sogenannten Digital Asset Management Software (DAM) oder Dokumenten Management System Software (DMS) suchen müsste
Gesucht: Tool für ein paar hundert in einem kleinen Team Grafiken, Audio- und Videodateien verwalten
Bei DAMs liegt der Fokus auf der Archivierung von Bild-, Audio- und Videodateien, die mit Metadaten angereichert und organisiert werden
Noch umfassender sind die DMS-Systeme; Hier geht es (Stichwort: papierloses Büro!) um die elektronische Erfassung aller Dokumente im Workflow, also sämtlicher Papierkram, Rechnungen, Bedienungsanleitungen, Notizen etc.
Die allermeisten Lösungen sind jedoch für Unternehmen mit einigen Dutzend bzw sogar mehrere hundert Mitarbeiter ausgelegt
Mit eigenen Dokumentenservern, Scandiensten etc
habe und brauche ich das alles nicht! Dabei geht es in erster Linie um einige hundert Dateien (Diagramme, Grafiken, Videos, PDFs), die von einer Handvoll Personen genutzt werden sollen
Was steht dafür zur Verfügung? Lean Digital Asset Management als Freeware?
Bisher habe ich unter anderem diese Liste durchstöbert, in der Open-Source-DAM-Programme beschrieben sind
Ich habe beispielsweise ResourceSpace getestet, aber die Installation auf meinem Server ist fehlgeschlagen
Alfresco bietet die Möglichkeit, das Ganze über einen Browser-Client zu steuern
Geht auch, aber das Ding ist so unendlich langsam, dass das auch nicht in Frage kommt
Als nächstes werde ich NotreDam testen: das klingt vielversprechend, aber weiß es jemand? Dann ist auch Razuna eine Option
Oder suche ich Lösungen in der falschen Ecke? Und noch einmal: Wie organisieren und taggen Sie Ihre Dokumente? Über Tipps und Erfahrungen würde ich mich freuen
🙂
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