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Auftragsbestätigung [inkl. Muster/Vorlage … – ZEITBLÜTEN Aktualisiert
Der Auftraggeber (z. B. Kunde) erhält also genau die in der Auftragsbestätigung ausführlich beschriebene Leistung/Ware. Der Auftragnehmer (z. B. Dienstleister, Lieferant) hat die in der AB formulierte Leistung/Ware auszuführen/zu liefern. 2. Zur „Absicherung“ bei mündlicher Beauftragung. Eine Beauftragung kann auch mündlich erfolgen.
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Auftragsbestätigung [inkl
Beispiel/Vorlage] – was Sie darüber wissen sollten
“Wie schreibe ich eine Auftragsbestätigung?”
Vielleicht haben Sie sich diese oder eine ähnliche Frage schon einmal gestellt
Dann erfahren Sie hier alles, was Sie für eine schriftliche Bestellung wissen müssen
Außerdem erhalten Sie bewährte Vorlagen (in PDF, Word & Excel)
Aus der Praxis für die Praxis!
Zunächst einmal – Ihre smarte Bestellbestätigung kann so aussehen: Was ist eine Bestellbestätigung?
Die DIN 69905 definiert die Auftragsbestätigung als „Mitteilung über die Annahme einer Bestellung“
Oder anders ausgedrückt:
Die Auftragsbestätigung ist die Antwort des Auftragnehmers auf den Auftrag/Auftrag, in der er dem Auftraggeber mitteilt, dass er den Auftrag angenommen hat
Diese Bestellung kann eine Warenbestellung oder die Erbringung einer Dienstleistung sein
Also eine Form der Willenserklärung mit folgendem Inhalt:
“Ja, ich nehme die Bestellung zu den vereinbarten Bedingungen an.”
oder:
“Ja, ich werde den Auftrag zu den vereinbarten Bedingungen ausführen.”
Ein möglicher Ablauf anhand eines Praxisbeispiels aus dem Dienstleistungsbereich: Ihr Unternehmen holt im Zuge eines Servicebedarfs ein entsprechendes Angebot von verschiedenen Anbietern ein
Nach Prüfung des erhaltenen Angebots beauftragen Sie einen Dienstleister
Diese bestätigt mit der Auftragsbestätigung die Annahme Ihrer Bestellung
Sie unterschreiben die Bestätigung und senden sie an den Auftragnehmer zurück
Nachdem der Auftragnehmer die unterschriebene Auftragsbestätigung erhalten hat, beginnt er zum vereinbarten Termin mit der Bearbeitung des Auftrages
Die entsprechende Vorlage für ein Angebot erhalten Sie im Downloadbereich von ZEITBLÜTEN
Außerdem haben Sie Zugriff auf über 80 Mustertexte, Vorlagen, Arbeitshilfen.)
Ist die Auftragsbestätigung verpflichtend, ist sie bindend? Nein
Es ist nicht rechtlich bindend
Sie ist eine reine Willenserklärung und heute im allgemeinen Geschäftsverkehr üblich
Das heißt, wenn Sie eine Bestellung annehmen, müssen Sie nicht unbedingt eine Auftragsbestätigung an den Kunden senden
Davon profitieren Sie aber auf jeden Fall (siehe nächster Punkt)
Wozu dient die Auftragsbestätigung?
Die AB (Auftragsbestätigung) – zu Deutsch: „Auftragsbestätigung“ oder „Bestellung“ – erfüllt folgende Aufgaben: 1
Vermeiden Sie Missverständnisse
Sie soll Missverständnisse sowohl auf Seiten des Auftraggebers als auch des Auftragnehmers vermeiden
Damit es bei der Auftragsabwicklung nicht zu unangenehmen Überraschungen und daraus resultierenden Streitigkeiten kommt
Der Auftraggeber (zB Kunde) erhält genau die in der Auftragsbestätigung detailliert beschriebene Leistung/Ware
Der Auftragnehmer (zB Dienstleister, Lieferant) hat die im AB formulierte Dienstleistung/Ware zu erbringen/liefern
Eine Bestellung kann auch mündlich erfolgen
Beispielsweise im Rahmen eines (Telefon-)Gesprächs, einer Beratung etc.
In der schriftlichen Auftragsbestätigung werden die mündlichen Vereinbarungen zu Papier gebracht und stehen somit schwarz auf weiß zur Verfügung
3
Hinweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen
In der AB verweist der Auftragnehmer ausdrücklich auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, um sich entsprechend abzusichern
4
Bei Abweichungen vom Angebot
Weicht die Auftragsbestätigung in wesentlichen Punkten (z
B
Menge, Artikel/Positionen, Preis, Liefertermin) vom Angebot ab, so steht sie einem neuen Angebot gleich
Diese Änderungen bedürfen wiederum der Zustimmung des Kunden
Wann ist eine Auftragsbestätigung sinnvoll? 5 Fälle
Ein AB ist besonders sinnvoll, wenn
bei mehreren Versionen des Angebots, bei Bestellung ohne vorheriges Angebot, bei Abweichungen/Änderungen (z
B
Preise, Mengen, Artikel) gegenüber dem abgegebenen Angebot, wenn zuvor nur Gespräche oder Telefonate stattgefunden haben oder wenn ein Angebot unverbindlich ist
Welche Form ist empfehlenswert? „Wer schreibt, bleibt!“
Aus rechtlicher Sicht ist auch eine mündliche Auftragsbestätigung zulässig
Es wird jedoch immer die Schriftform empfohlen! Generell sollte Ihr Leitsatz als Unternehmer der gängige Spruch sein: „Wer schreibt, bleibt!“
Denn wenn es bei der Auftragsabwicklung (z.B
Handel) aufgrund von Missverständnissen zu Streitigkeiten kommt, kann die schriftliche Auftragsbestätigung als Beweismittel herangezogen werden
In diesem Zusammenhang wird oft folgende Frage gestellt:
Wie bestätige ich ein Angebot (z
B
per E-Mail)?
Wenn Sie ein Angebot erhalten haben und es Ihnen gefällt, können Sie z.B
B
mit einem Antwortschreiben annehmen:
Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist für die Auftragsbestätigung?
Wie für alle Geschäftsunterlagen gilt auch für die AB: eine länderspezifische Aufbewahrungsfrist
Deutschland: 6 Jahre
Österreich: 7 Jahre
Schweiz: 10 Jahre
Inhalt: Was beinhaltet eine Auftragsbestätigung? (Checkliste)
Die AB sollte kurz und kompakt sein und alle wesentlichen Daten enthalten
Das beinhaltet:
Firmendaten des Auftragnehmers (Firmenname, Anschrift, Kontaktdaten), ggf
auch Ansprechpartner zur Auftragsabwicklung
Datenkunde (inkl
Kundennummer falls vorhanden)
aktuelles Datum
das Wort „Auftragsbestätigung“ in der Betreffzeile
danke für die bestellung
Datum der Auftragserteilung
Zusammenhang mit dem Angebot
genaue Beschreibung und Umfang der Bestellung (Menge, Leistung/Artikel/Ware)
Die Preise beinhalten den Gesamtbetrag der Bestellung (MwSt
angeben)
Zahlungen, Zahlungsbedingungen
Liefertermine (für zu liefernde Waren)
Lieferbedingungen
Hinweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen
Bitte unterschreiben und zurücksenden
In eigener Sache Vorlagen mit Mustertexten für Ihre Auftragsbestätigungen im ❁ Zeitblossom Downloadbereich: Alle oben genannten Checklistenpunkte sind in den Vorlagen enthalten
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REZENSION: „Diese konzentrierte Sammlung ist absolut lobens-, erwähnens- und empfehlenswert! Die Vorlagen sind sehr durchdacht und praxisnah.“ ❁ Zugang zum DOWNLOAD-BEREICH:
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Beispiele für Formulierungen & Textbausteine
Ob für Privatkunden oder Geschäftskunden – im Folgenden einige Formulierungen für Ihre Auftragsbestätigung: Vielen Dank für Ihre Bestellung vom [Datum]. ..
Vielen Dank für …
Hiermit bestätigen wir Ihre Bestellung zur Lieferung von. ..
Mit diesem Schreiben bestätigen wir den Eingang Ihrer Bestellung
Wir freuen uns auf Ihre Bestellung! Nach telefonischer Vereinbarung, …
Gemäß unserem Angebot vom [Datum] …
Die Bearbeitung Ihres voraussichtlichen Auftrags beginnt im KW. .
und wird bis spätestens [Datum] abgeschlossen sein
Als Termin für den Arbeitsbeginn haben wir den [Datum] reserviert
Die Auslieferung erfolgt am [ Datum].
Vielen Dank für Ihr Vertrauen!
Die obige Liste fasst die Eckdaten der Bestellung zusammen
Wir versichern Ihnen, dass wir alles in unserer Macht Stehende tun werden, um Ihren Auftrag zu Ihrer vollsten Zufriedenheit auszuführen
Wir versichern Ihnen eine sorgfältige Umsetzung und freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen! Bei Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich zur Verfügung
Haben Sie irgendwelche Fragen?
Wo Auftragsbestätigungen ungewöhnlich sind
Auftragsbestätigungen sind bei größeren Projekten und Großaufträgen unüblich
Stattdessen finden Vertragsverhandlungen statt
Das Ziel des Auftraggebers ist es, möglichst viele Leistungen zu einem niedrigen Preis auszuhandeln, während der Auftragnehmer einen hohen Preis erzielen möchte
Das Ergebnis der Verhandlungen wird dann in einem Vertrag festgehalten, der auch weitere umfassende Vertragsbedingungen enthält.
Unterschied zwischen Auftragsbestätigung und Auftragsbestätigung
Insbesondere bei Online-Käufen erhalten Kunden in der Regel unmittelbar nach der Bestellung eine (automatische) Bestellbestätigung
Sie bestätigt lediglich, dass die Bestellung eingegangen ist
Denn zum Zeitpunkt der Bestellung kann nicht garantiert werden, dass die Ware in ausreichender Menge verfügbar ist
Daher ermöglicht eine Auftragsbestätigung dem Unternehmen, die Bedingungen festzulegen, z
B
nach Rücksprache mit dem Kunden vor dem (Kauf-)Vertrag noch angepasst werden kann
Eine Auftragsbestätigung hingegen bescheinigt, dass der Auftrag zu den angegebenen Bedingungen erteilt wurde
Vorlagen für eine Auftragsbestätigung (inklusive Mustertext), eine entsprechende Angebotsvorlage sowie weitere Vorlagen, Mustertexte und Arbeitshilfen (insgesamt über 80!) können im Downloadbereich heruntergeladen und verwendet werden
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Individuell anpassbar: Vorlagen können individuell angepasst werden (mit eigenem Logo, Firmendaten, …)
Vorlagen können individuell angepasst werden (mit eigenem Logo, Firmendaten, …) Texte einfach übernehmen: Bewährte Mustertexte (Sie müssen nicht erst selbst überlegen und Texte formulieren) Ein kurzer Auszug aus den über 80 Vorlagen im Downloadbereich: Auftragsbestätigungsvorlagen mit Mustertext, Angebotsvorlage, Aufbewahrungsfristen, Besprechungsprotokoll, Bestellformular, Fehleranalyse, Geschäftsbrief nach DIN 5008, Dankesschreiben, Kondolenzschreiben, Inventar, Ordnerrücken, Rechnung,. .
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